Sjötrafikens nya anmälningstjänst underlättar byråkratin och samlar väsentlig information om hamnvardagen på en och samma plats

År 2025 kommer sjötrafikens anmälningstjänst NEMO att ersätta den Portnet-tjänst som för närvarande används av hamnarna. Ändringen är en del av den skyldighet som EU ålägger sina medlemsstater att harmonisera hur man lämnar de anmälningar som är förknippade med hamnbesök. Utvecklingsarbetet för det nya systemet pågår redan i nära samarbete med olika intressenter och myndigheter. Vad handlar det om och hur kan jag delta i utvecklingsarbetet? 

Sjötrafikens anmälningstjänst NEMO kommer att ersätta den Portnet-tjänst som för närvarande används av hamnarna. Ändringen är en del av den skyldighet som EU ålägger sina medlemsstater att harmonisera hur man lämnar de anmälningar som är förknippade med hamnbesök (European Maritime Single Window EMSW).

- År 2010 trädde en lag i kraft inom EU, enligt vilken alla hamnar inom respektive land ska agera på samma sätt när det gäller anmälningar. Nu tas nästa steg, där gemensam praxis genomförs i alla EU:s hamnar under 2025, säger Olli Soininen, projektchef för Fintraffics sjötrafikledning.

Ett nytt, enhetligt och mer varierat informationssystem än tidigare bidrar till att minska överflödigt arbete och effektivisera informationsutbytet mellan hamnoperatörerna. Målet är att minska det administrativa arbetet, i synnerhet för dem som gör anmälningarna, och att skapa en tjänst som mångsidigt tillhandahåller väsentlig information med anknytning till hamnens vardag. Med hjälp av det nya systemet blir exempelvis fartygs- och godsanmälningar åskådligare att utföra än tidigare.

- Informationsutbyte och med detta förknippad teknik har funnits tillgänglig under lång tid, men har ännu inte riktigt tagits i nyttobruk i hamnarna. Genom nya handlingsmodeller och automatisering kan kunderna erbjudas bättre service, sanktioner kan förebyggas och tid kan sparas för dem som är verksamma i hamnen till något mer väsentligt än att söka information, lämnar Sari Turkkila, verkställande direktör för Finlands Skeppsmäklare r.f., som bakgrund.

Anmälningsskyldigheterna ändras inte, leverans av information underlättas

Skyldigheterna vid fartygens hamnbesök har redan varit i kraft under lång tid, så de är bekanta för dem som är verksamma i hamnarna. Skyldigheterna kommer att förbli desamma som hittills, men sätten att leverera information blir enklare med det nya systemet. Enligt livscykelutredningen bör det gamla Portnet-systemet, som har nått 20-årsgränsen, av ekonomiska och tekniska skäl inte användas som grund, och därför kommer en helt ny typ av system att byggas upp.

- Detta är en välkommen förnyelse, eftersom information hittills, vid sidan av myndighetssystemet, har utbytts till stor del manuellt via telefon eller e-post. Agenternas team är ofta mycket små och antalet intressenter som är verksamma i hamnen är enormt, och därför har överföring av information på nuvarande sätt varit betungande, säger Turkkila.

Traficom ansvarar för genomförandet av EU:s förordning om styrningen av sjötrafiken i Finland. Planeringen och underhållet av samt stödet till NEMO-systemet har utkontrakterats till Fintraffic för att av systemet ska skapas en tjänst som går utöver myndigheternas skyldigheter. Lagstiftningen möjliggjorde utkontraktering, men Fintraffics deltagande medför också andra fördelar för helheten.

- I projektet kan vi utnyttja de interna tjänster och processer som redan finns hos Fintraffic, till exempel jourverksamhet. På så sätt kan en mer kostnadseffektivt mångsidig och användarvänlig enhet implementeras, säger Netta Lahtinen, projektchef på Traficom.

Informationen i systemet vidarebefordras till olika parter och utnyttjas i flera processer, såsom övervakning av personers gränspassage, sjöräddning, övervakning av transporter av farligt gods, uppbörd av farledsavgifter, driften av hamnarna, övervakning av säkerheten, planering av hamnstatsinspektioner samt övervakning av smittsamma sjukdomar.

Målet är att skapa en flexibel, långsiktig och korrekt betjänande service

Under den förberedande kartläggningen av projektet har olika intressenters behov och önskemål med avseende på systemet undersökts, vilket resulterade i upptäckten av nästan sextio områden med konkret mervärde. Kartläggningen genomfördes med hjälp av ett webbinar och workshoppar, och därefter prioriterades 17 kärnområden för utveckling till en del av det nya systemet.

- Förhandsinformation till hamnarna steg helt klart upp som det viktigaste mervärdet i undersökningen. Till exempel har situationen vid kajplatserna, tidtabellsinformation, hotell i närområdet samt avfallshanterings- och bränslefrågor tidigare sammanställts i olika guider och system, men det nya systemet kommer att lämna all denna information i ett enhetligt format och på samma plats, säger Soininen.

Förenandet av tidsinformation och sammanställningen av information om ISPS-funktionerna ansågs också vara nödvändiga delar för att förbättra effektiviteten i hamnens vardag. Till exempel blir transporttrafiken betydligt effektivare om du i systemet samtidigt kan kontrollera var passertillstånd kan hämtas, vilken port som är den rätta och var du kan vänta med ditt eget fordon tills fartyget anländer.

Mer än enbart ett myndighetssystem

I EU-förordningen fastställs vissa ramar för genomförandet, men trots dessa finns det områden som kan definieras och planeras nationellt. Genom detta kan av den nya anmälningstjänsten för sjötrafiken skapas något som passar just användarna av finska hamnar: ju bättre NEMO betjänar hamnoperatörerna, desto bättre blir den en funktionell och naturlig del av hamnvardagen.

- Vi vill skapa en tjänst som är mer än bara ett obligatoriskt myndighetssystem. Under årens lopp har olika utvecklingsobjekt vuxit fram från hamnoperatörerna, och dessa kan nu hanteras bättre med hjälp av det nya systemet. Förutom nuet måste tjänsten också möta framtida behov och förändringar, inleder Lahtinen.

För Fintraffics del är det viktigaste i planeringen och genomförandet av projektet att säkerställa helheten. I Europa är VTS, dvs. sjötrafikstyrningen, också starkt kopplat till hamnens logistikkedja, och i Finland strävar man nu efter att göra detsamma.

- Målet är att skapa en sammanhängande verksamhetskedja för fartyget, oavsett om det är ute på havet, i hamn, anländer eller avgår. Tidigare har systemen i stor utsträckning fokuserat på säkerhet, vilket naturligtvis är den viktigaste prioriteringen även nu. Men vi vill också erbjuda något mer för att förbättra hamnarnas konkurrenskraft, öka effektiviteten och minska utsläppen, säger Soininen.

- Min åsikt är att vi här går i exakt rätt riktning. Jag är också glad över att intressenterna i Finland har getts en synlig roll i utvecklingsarbetet. Vårt land är en bra träningsplattform som i bästa fall kan fungera som modell även för andra, berömmer Turkkila.

Intressenterna spelar en viktig roll i utvecklingen av systemet

Även om det grundläggande skälet till utvecklingen av NEMO-systemet är den skyldighet som följer av EU-förordningen, vill man i utvecklingen av det satsa på saker som ger så konkreta fördelar som möjligt och mervärde till olika hamnoperatörers vardag. Projektet kommer därför att genomföras i nära samarbete mellan myndigheter och hamnoperatörer.

- Jag hoppas att vi med hjälp av projektet ska kunna bidra till att öka förståelsen för vikten av samarbete och öka uppskattningen för agenternas arbete. De är en väsentlig del av sjöfartens smidighet, och de borde höras och ses mer än hittills, säger Turkkila.

Eftersom syftet är att bygga upp ett nytt system ända från grunden, är det i utvecklingsarbetet möjligt att granska verksamhetsmodellerna i hela hamnen ur ett nytt perspektiv och överväga hur de eventuellt skulle kunna göras mer effektiva.

- Vi utgår från hur små saker i hamnens vardag kan automatiseras för att underlätta vardagen. I framtiden kommer utvecklingsarbetet säkert också att skapa nya möjligheter och affärsmodeller för branschen, funderar Soininen.

Hur kan du delta i utvecklingen?

Utvecklings- och planeringsarbete kan ingå i alla faser av projektet. Webbinarier kommer att organiseras för projektet, och intressenter som har registrerat sig kommer också att få regelbunden kommunikation om läget i projektet. Företrädare för intressenter kommer också att kunna delta i tekniska tester av det nya systemet om de så önskar.

Du kan gå med genom en anmälan till Traficoms intressentlista genom att skicka ett e-postmeddelande till adressen ensw-FI(@)traficom.fi

- Jag vill tacka våra intressenter för deras aktiva deltagande i planeringsarbetet hittills. Även i framtiden lönar det sig att djärvt ta kontakt om man har frågor, förslag eller idéer för att utveckla systemet till något så bra som möjligt för att betjäna dess användare, tackar Lahtinen.

Mer information om projektet:
www.emsw.fi
www.emsw.fi/sv/