Eettisen ilmoituskanavan tietosuojaseloste

1 Johdanto

Yksityisyytesi suojaaminen ja henkilötietojesi käsittelyn läpinäkyvyys on Fintraffic-konsernille tärkeää. Tämän tietosuojaselosteen tarkoitus on informoida sinua henkilötietojesi käsittelystä eettisessä ilmoituskanavassa. Henkilötietojesi käsittelyssä noudatetaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679 sekä kansallista tietosuojalainsäädäntöä.

2 Rekisterinpitäjä

Nimi Y-tunnus

Liikenteenohjausyhtiö Fintraffic Oy 2942108–7

Fintraffic Raide Oy 2512095–7

Fintraffic Tie Oy 2945247–3

Fintraffic Meriliikenteenohjaus Oy 2945246–5

Fintraffic Lennonvarmistus oy 2767840–1

Osoite

PL 71 00241, Helsinki

Puhelinvaihde

+358 29 450 7000

Rekisterinpitäjän edustaja Konsernin tietosuojavastaava

Varatoimitusjohtaja: privacy(at)fintraffic.fi

rami.metsapelto(at)fintraffic.fi +358 29 450 7000

+358 40 540 75957

Henkilöstöjohtaja:
hanna.hovi(at)fintraffic.fi

+358 45 222 9781

3 Rekisteröityjen ryhmät ja käsiteltävät henkilötiedot

Rekisteröityjen ryhmät

Ilmoituksen tekijät
Ilmoituksessa nimetyt tai muutoin tunnistettavissa olevat henkilöt (ilmoituksen kohteet)
Ilmoitukseen liittyvät todistajat, yhteyshenkilöt tai muut asianosaiset
Ilmoituksen käsittelijät

Käsiteltävät henkilötiedot

Ilmoituskanavan tarkoituksesta ja luonteesta johtuen käsiteltävät henkilötiedot määräytyvät pitkälti ilmoituksen sisällön perusteella ja voivat vaihdella tapauskohtaisesti. Ilmoitukset voivat sisältää käytännössä mitä tahansa tietoa, jonka ilmoittaja katsoo tarpeelliseksi ilmoittaa itsestään tai ilmoituksen kohteesta. Tällaisia tietoja ovat esim.:

tunnistetiedot (nimi, yhteystiedot)
ilmoituksessa kuvatut tapahtumat ja olosuhteet,
video-/kuvamateriaali
taloudelliset tiedot
tapahtuma-aika/-paikka
mahdolliset ilmoituksen liitteet

Ilmoitus voi tapauskohtaisesti sisältää myös erityisiä henkilötietoryhmiä (esim. terveystiedot).

Ilmoitus on mahdollista tehdä myös nimettömänä. Ilmoitettuun tapahtumaan liittyvät seikat saattavat kuitenkin olla sellaisia, että ilmoittaja on näiden tietojen perusteella epäsuorasti tunnistettavissa.

Ilmoitusten käsittelijöistä kerätään seuraavat henkilötiedot:

nimi
titteli
käyttäjätunnukset
lokitiedot

4 Tietolähteet

Rekisteröidyltä itseltään kerättävät tiedot

Ilmoittajina voivat toimia Fintraffic-konsernin työntekijät sekä myös ulkoiset sidosryhmät. Ilmoittajaa ja ilmoituksen kohdetta koskevia tietoja saadaan heiltä itseltään.

Ilmoitusten käsittelijöiden henkilötietoja käsitellään osana käyttöoikeushallintaa. Henkilötietoa syntyy myös heidän käsitellessään ilmoituksia.

Muilta tahoilta kerättävät tiedot

Rekisterinpitäjä kerää tapauksen tutkinnan aikana ilmoitukseen liittyviä välttämättömiä tietoja asianosaisilta sekä tapahtumiin liittyviltä henkilöiltä ja tahoilta.

5 Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Käsittelyn tarkoitus

Eettisen ilmoituskanavan (whistleblowing-kanava) tavoitteena on mahdollistaa matalan kynnyksen ilmoittaminen lainvastaisista toimista, väärinkäytöksistä ja eettisistä huolenaiheista sekä vakavista työyhteisöön ja turvallisuuskriittiseen toimintaan liittyvistä rikkomuksista ja epäilyistä. Eettisen ilmoituskanavan kautta toteutetaan myös Euroopan unionin ja kansallisen oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta annetun lain (1171/2022, jäljempänä ilmoittajansuojelulaki) mukainen tehostettu ilmoittajansuojelu.

Eettisen ilmoituskanavan kautta kaikki konsernin työntekijät ja myös ulkoiset sidosryhmät, kuten toimittajat, asiakkaat ja muut sidosryhmät voivat ilmoittaa väärinkäytösepäilystään. Henkilötietoja käsitellään ilmoitetun tapauksen tutkinnassa sekä mahdollisten seuraamusten arvioinnissa ja toimeenpanossa. Henkilötietoja käsitellään siinä laajuudessa kuin on tarpeen ilmoituksen käsittelemiseksi sekä asian selvittämisen ja tutkinnan takaamiseksi.

Ilmoituskanavaan voi epähuomiossa tulla myös operatiiviseen toimintaan liittyviä poikkeamailmoituksia taikka muita kuin tehostetun ilmoittajansuojelun piiriin kuuluvia tai väärinkäytöksiin ja eettisiin huolenaiheisiin liittyviä ilmoituksia, jolloin ne poistetaan ja ohjataan oikeaan käsittelyprosessiin.

Rekisterinpitäjä suojaa yksityisyyttä ja käsittelee eettisen ilmoituskanavan kautta kerättyjä henkilötietoja tietosuojalainsäädännön ja hyvien tietosuojakäytäntöjen mukaisesti.

Oikeusperuste henkilötietojen käsittelyyn

OIKEUSPERUSTE

PERUSTEEN NOJALLA TOTEUTETTAVA KÄSITTELY

Rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen

Käsittelyn perusteena on Euroopan unionin ja kansallisen oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta annettu laki (1171/2022), joka velvoittaa ilmoituskanavan perustamiseen ja jossa säädetään niiden henkilöiden suojelusta, jotka ilmoittavat lain soveltamisalaan kuuluvista rikkomisista.

Rekisterinpitäjän oikeutettu etu

Ilmoituksia on mahdollista tehdä myös sellaisista teoista, laiminlyönneistä tai eettisistä huolenaiheista, jotka eivät kuulu ilmoittajansuojelulain soveltamisalaan. Siltä osin, kun ilmoitus ei kuulu ilmoittajansuojelulain soveltamisalaan, henkilötietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuun (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 f).

Rekisterinpitäjä on suorittanut oikeutetun edun mukaisen tasapainotestin, jossa on arvioitu rekisterinpitäjän oikeutetun edun, henkilötietojen käsittelyn tarpeellisuuden sekä rekisteröityjen oikeuksien ja vapauksien välinen tasapaino.

6 Tietojen luovutukset ja vastaanottajat

Rekisterinpitäjä varmistaa ohjeistuksella ja kirjallisilla tietojenkäsittelysopimuksilla, että jokainen vastaanottaja noudattaa henkilötietojen käsittelyyn liittyviä säädöksiä.

Tietojasi luovutetaan seuraaville tahoille:

Luovutukset henkilötietojen käsittelijöille

Henkilötietojen käsittelijä saa käsitellä tietojasi ainoastaan rekisterinpitäjän antamien ohjeiden mukaisesti.

Rekisterinpitäjän käytössä olevaa eettistä ilmoituskanavaa ylläpitää henkilötietojen käsittelijän roolissa Falcony Oy.

Luovutukset kolmansille osapuolille

Henkilötietoja voidaan luovuttaa viranomaisille tai muille ulkopuolisille tahoille voimassa olevan lainsäädännön sallimissa tai edellyttämissä tilanteissa.

Henkilötietojen siirrot EU- tai ETA-valtioiden ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle.

7 Tietojen säilytys

Henkilötietoja säilytetään 5 vuotta, ellei tietojen säilyttäminen ole välttämätöntä laissa säädettyjen oikeuksien tai velvoitteiden toteuttamista varten taikka oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Henkilötiedot, joilla ei selvästi ole merkitystä ilmoituksen käsittelyn kannalta, poistetaan ilman aiheetonta viivytystä.

8 Henkilötietojen suojaaminen

Rekisterinpitäjällä on käytössään asianmukaiset tekniset ja organisatoriset henkilötietojen suojatoimenpiteet. Toimenpiteillään rekisterinpitäjä varmistaa, etteivät rekisteröidyn henkilötiedot vahingossa tai lainvastaisesti tuhoudu, häviä tai muutu. Lisäksi rekisterinpitäjä huolehtii, ettei tietoja luovuteta luvattomasti, eikä niihin pääse käsiksi taho, jolla ei ole oikeutta käsitellä tietoja.

9 Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus saada informaatiota tietojensa käsittelemisestä, oikeus saada tutustua tietoihinsa, sekä oikeus vaatia tietojensa oikaisemista

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjältä tieto siitä, käsitelläänkö henkilötietojasi. Jos henkilötietojasi käsitellään, sinulla on oikeus saada jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoistasi sekä tieto käsittelyn tarkoituksista ja muista käsittelyn luonteeseen liittyvistä seikoista.

Jos henkilötietosi ovat puutteellisia tai muutoin virheellisiä, voit vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee henkilötietosi.

Oikeus vaatia tietojensa poistamista tai käsittelyn rajoittamista sekä oikeus vastustaa käsittelyä

Voit vaatia, että rekisterinpitäjä poistaa henkilötietosi muun muassa tilanteissa, joissa rekisterinpitäjä ei enää tarvitse henkilötietojasi alkuperäiseen tarkoitukseen, henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti tai peruutat tietojesi käsittelemisen oikeusperusteena olleen suostumuksesi. Jos henkilötietojesi säilyttäminen on kuitenkin tarpeen oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi, rekisterinpitäjällä ei ole velvollisuutta poistaa tietojasi.

Voit vaatia, että rekisterinpitäjä rajoittaa henkilötietojesi käsittelyn vain niiden säilyttämiseen esimerkiksi tilanteessa, jossa on epäselvää, ovatko henkilötietosi paikkansa pitäviä tai onko niitä käsitelty lainmukaisesti.

Kun tietojesi käsittelyn oikeusperusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu taikka yleinen etu tai julkisen vallan käyttäminen, sinulla on oikeus vastustaa tietojesi käsittelemistä perusteella, joka liittyy henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi. Jos kuitenkin käsittelyyn on olemassa sellainen huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää oikeutesi, tietojesi käsittelemistä voidaan jatkaa.

Rekisteröidyn oikeuksien käyttäminen

Toimenpiteet, joihin rekisterinpitäjä ryhtyy pyyntösi myötä, ovat sinulle lähtökohtaisesti maksuttomia. Pyyntösi toteuttaminen kuitenkin edellyttää, että sinut voidaan luotettavasti tunnistaa. Näin ollen rekisterinpitäjä voi tarvittaessa vaatia sinua todistamaan henkilöllisyytesi pyyntösi esittämisen yhteydessä.

Rekisterinpitäjä vastaa pyyntöösi ilman aiheetonta viivytystä ja pääsääntöisesti viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta.

11 Asian saattaminen tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi

Jos katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä ei ole noudatettu tietosuojalainsäädäntöä, voit tehdä valituksen valvontaviranomaiselle. Toimivaltaisena valvontaviranomaisena Suomessa toimii tietosuojavaltuutetun toimisto:

Käyntiosoite: Lintulahdenkuva 4, 00530 Helsinki

Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki

Puhelinvaihde: +358 29 566 6700

Kirjaamo: +358 29 566 6768

Sähköpostiosoite (kirjaamo): tietosuoja(at)om.fi

Rekisterinpitäjä kuitenkin toivoo, että toisit havaitsemasi epäkohdan esiin ensin rekisterinpitäjälle. Lisätietoa rekisteröidyn oikeuksista löytyy osoitteesta https://tietosuoja.fi/yksityishenkilot.